Tilitoimiston valinta: tarjouspyyntö, vertailutaulukko ja sopimuksen tarkistus

Hyvä tilitoimisto valitaan vertaamalla samaa tehtäväluetteloa vuosihinnalla, ei kuukausihintaa tai mainoslauseita. Tee ensin oma tarvekuvaus (yritysmuoto, tositemäärä, ALV-verokausi, palkat, tilinpäätös), lähetä sama tarjouspyyntö kahdelle tai kolmelle toimistolle, laske tarjouksista vuoden kokonaishinta ja tarkista sopimuksesta vastuunjako, aineiston toimitusaikataulu, lisätöiden hinnat ja irtisanominen. Kysy lisäksi, kenen nimissä ohjelmisto on ja miten saat aineistosi ulos, jos vaihdat toimistoa.

Tämä on osion laskuesimerkit ja valinta pilarisivu. Tarkistuslistana sama sisältö löytyy työkalusta tilitoimiston valinnan tarkistuslista.

Vaihe 1: kirjoita tarvekuvaus

Tarjoukset ovat vertailukelpoisia vain, jos jokainen toimisto saa saman lähtötiedon. Kirjaa ylös:

Liitä mukaan arvio kasvusta. Jos tositemäärä todennäköisesti kaksinkertaistuu, pyydä hinta myös suuremmalle määrälle.

Vaihe 2: pyydä tarjous tehtävittäin

Pyydä toimistoa hinnoittelemaan erikseen:

1. kuukausikirjanpito ja täsmäytykset
2. ALV-laskelma ja -ilmoitus
3. palkanlaskenta ja tulorekisteri-ilmoitukset
4. tilinpäätös ja tasekirja
5. veroilmoitus (Oy: 6B, toiminimi: elinkeinotoiminnan veroilmoitus)
6. yhtiökokouksen pöytäkirja, osingonjako ja PRH-ilmoitus
7. ohjelmiston lisenssi
8. lisätyön tuntihinta ja neuvonta

Kysy myös, mitä tapahtuu, jos aineisto tulee myöhässä tai paperisena – moni toimisto veloittaa siitä erikseen.

Vaihe 3: vertaa vuosihintaa

Esimerkki (havainnollistava, alv 0 %). Kolme tarjousta samalle yritykselle.

Halvin kuukausihinta (C) on vuositasolla kallein. Käytä vertailun pohjana tilitoimiston hinta-arviota ja oppaita tilitoimiston hinta sekä tilinpäätöksen ja veroilmoituksen hinta.

Vaihe 4: haastattele lyhyesti

Hinta ei kerro palvelun laadusta. Kysy tapaamisessa tai puhelimessa:

• Kuka hoitaa kirjanpitoani, ja kuka sijaistaa lomien aikana?
• Miten muistutatte aineiston toimittamisesta ja määräpäivistä?
• Kuinka nopeasti vastaatte sähköpostiin?
• Onko toimistolla kokemusta toimialani erityiskysymyksistä (esim. käännetty ALV rakentamisessa, verkkokaupan EU-myynti, ravintolan verokannat)?
• Onko toimistolla vastuuvakuutus, ja onko se auktorisoitu tilitoimisto tai noudattaako se alan yleisiä sopimusehtoja?
• Saanko kuukausiraportin, ja missä muodossa?

Vaihe 5: lue sopimus

Sopimuksen tärkeimmät kohdat on käyty läpi oppaassa tilitoimistosopimus. Erityistä huomiota kannattaa kiinnittää vastuunrajoituksiin, hinnanmuutosehtoon ja siihen, miten aineisto luovutetaan sopimuksen päättyessä.

Erityistilanteet

Aloittava yrittäjä. Mieti ensin, hoidatko kirjanpidon itse vai ostatko sen – ks. kirjanpito itse vai tilitoimisto. Jos yritysmuoto on vielä auki, lue toiminimi vai osakeyhtiö – hallinnon kulut.

Paljon pieniä tapahtumia. Verkkokaupoissa ja kahviloissa automaatio ratkaisee hinnan. Laske hyöty oppaan automaation takaisinmaksu avulla.

ALV-erityistilanteet. Jos myyt usealla verokannalla tai EU:hun, tarkista toimiston osaaminen ALV-laskuesimerkkien tilanteilla.

Vaihto nykyisestä. Aikataulu ja sudenkuopat: tilitoimiston vaihtaminen.

Kenen vastuulla mikä on?

Vaikka kirjanpito ulkoistetaan, vastuu kirjanpidosta, ilmoituksista ja veroista säilyy yrittäjällä tai osakeyhtiön hallituksella. Tilitoimisto vastaa omasta työstään sopimuksen mukaan. Siksi valinnassa painaa myös se, miten toimisto raportoi ja dokumentoi työnsä – saat tiedon ajoissa ja voit tarkistaa luvut.

Tarjouspyynnön malliteksti

Voit käyttää seuraavaa runkoa sähköpostiin:

Kun kaikki toimistot vastaavat samaan pyyntöön, vertailu onnistuu yhdellä taulukolla.

Hinnasta voi neuvotella – perustellusti

Tilitoimiston hinta ei ole kiinteä taksa. Neuvotteluvaraa syntyy, kun voit tarjota toimistolle työtä helpottavia asioita: aineisto tulee sähköisenä ja ajallaan, laskutus tehdään itse, ohjelmisto on toimiston suosima, tai sopimus tehdään pidemmäksi ajaksi. Pyydä toimistoa kertomaan, mitkä asiat laskisivat hintaa, ja vertaa sitten, mitä muutokset vaativat sinulta. Halvin hinta, jonka saavutat lupaamalla jotain mitä et pysty pitämään (esimerkiksi aineisto aina 3. päivään mennessä), kääntyy lisätyölaskuiksi.

Usein kysytyt kysymykset

Montako tarjousta kannattaa pyytää?

Kaksi tai kolme riittää useimmille pienyrityksille. Enemmän tarjouksia vie aikaa, eikä vertailu parane, jos tehtäväluettelo on selvä.

Kannattaako valita lähellä oleva toimisto?

Sähköisessä taloushallinnossa sijainnilla on vähemmän merkitystä kuin ennen. Jos toimitat paperiaineistoa tai haluat tavata säännöllisesti, läheinen toimisto on käytännöllinen.

Mitä auktorisointi tarkoittaa?

Taloushallintoliitto auktorisoi tilitoimistoja, jotka täyttävät sen asettamat vaatimukset esimerkiksi osaamisesta ja laadunvalvonnasta. Auktorisointi ei ole lakisääteinen, mutta se on yksi laadun merkki.

Voiko tilitoimisto hoitaa myös valtuutukset?

Kyllä. Yrityksen edustaja antaa tilitoimistolle valtuudet Suomi.fi-valtuuksissa, jolloin toimisto voi asioida OmaVerossa ja tulorekisterissä yrityksen puolesta.

Pitääkö tilitoimiston olla samalla paikkakunnalla kuin yritys?

Ei. Laki ei aseta sijaintivaatimusta, ja suurin osa työstä tehdään sähköisesti. Kirjanpitoaineiston on kuitenkin oltava tarkasteltavissa Suomesta käsin, mikä kannattaa varmistaa, jos palvelu ostetaan ulkomailta.

Lähteet

• Taloushallintoliitto – auktorisoidut tilitoimistot ja alan sopimusehdot
• Suomi.fi – valtuudet yrityksen puolesta asiointiin
• Verohallinto – OmaVero ja ilmoitusvelvollisuudet