Virheet, myöhästymiset ja viralliset lähteet
Tilitoimiston vaihtaminen kesken tilikauden: aikataulu, siirtolista ja sudenkuopat
Näin vaihdat tilitoimistoa hallitusti: paras ajankohta, irtisanominen, aineiston ja saldojen siirto, valtuutukset OmaVerossa ja tulorekisterissä sekä yleisimmät virheet.
Tilitoimiston voi vaihtaa milloin tahansa, mutta helpoin ajankohta on tilikauden vaihde, kun edellinen toimisto on tehnyt tilinpäätöksen ja uusi aloittaa puhtaalta pöydältä. Kesken tilikauden vaihdettaessa tärkeintä on sopia tarkka rajapäivä (yleensä kuukauden tai ALV-kauden vaihde), siirtää pääkirja, saldot, tase-erittelyt ja tositteet pysyvässä muodossa, päivittää Suomi.fi-valtuudet ja varmistaa, ettei yksikään ALV-ilmoitus, palkkailmoitus tai tilinpäätösmääräaika jää kahden toimiston väliin. Irtisanomisaika on luettava sopimuksesta ennen uuden sopimuksen allekirjoittamista.
Opas kuuluu osioon virheet ja viralliset lähteet. Uuden toimiston valinnasta kerrotaan oppaassa tilitoimiston valinta.
Milloin vaihtaminen kannattaa
Yleisiä syitä vaihtaa ovat toistuvat myöhästymiset, epäselvät laskut, hidas yhteydenpito, puuttuva osaaminen (esimerkiksi EU-kauppa tai rakennusalan käännetty ALV) ja halu siirtyä sähköiseen taloushallintoon. Ennen vaihtoa kannattaa kuitenkin kysyä nykyiseltä toimistolta, voiko ongelman ratkaista – esimerkiksi uudella hinnoittelulla sähköiselle aineistolle tai nimetyllä yhteyshenkilöllä.
Ajankohdan vertailu
| Ajankohta | Hyvät puolet | Riskit |
|---|---|---|
| Tilikauden vaihde (tilinpäätöksen jälkeen) | Selkeä raja, edellinen toimisto vastaa koko vuodesta | Edellinen tilinpäätös tehdään vasta keväällä, joten siirto venyy |
| ALV-kauden vaihde kesken vuoden | Ilmoitukset jakautuvat selvästi | Vuoden kirjanpito on kahdessa järjestelmässä; tilinpäätös vaatii yhdistämisen |
| Kesken ALV-kautta | – | Epäselvyys siitä, kuka ilmoittaa kauden; suurin virheriski |
Esimerkki (havainnollistava). Osakeyhtiö, kuukausiverokausi, irtisanomisaika kaksi kuukautta. Irtisanominen 31.3. → vanha toimisto hoitaa kirjanpidon toukokuun loppuun ja antaa toukokuun ALV-ilmoituksen (määräpäivä 12.7.). Uusi toimisto aloittaa kesäkuun alusta. Rajapäivä on 31.5., ja siirtoaineisto pyydetään toimitettavaksi kesäkuun loppuun mennessä.
Siirtolista: mitä pitää saada vanhalta toimistolta
| Aineisto | Miksi tarvitaan |
|---|---|
| Pääkirja ja päiväkirja rajapäivään asti | Jatkuvuus, tilinpäätöksen pohja |
| Saldolista / koetase rajapäivältä | Avaavat saldot uuteen järjestelmään |
| Tase-erittelyt (pankki, saatavat, velat, ALV-velka) | Saldojen täsmäytys |
| Tositteet ja niiden luettelo | Säilytysvelvollisuus |
| Edellinen tilinpäätös ja tasekirja | Vertailutiedot, poistot |
| Käyttöomaisuuskirjanpito ja poistosuunnitelma | Poistojen jatkaminen |
| ALV-laskelmat ja ilmoitetut määrät | Seuraavien kausien täsmäytys |
| Palkkakirjanpito ja tulorekisteri-ilmoitukset | Vuoden palkkasummat, työnantajamaksut |
| Avoimet myynti- ja ostoreskontrat | Maksujen kohdistus |
| Tililuettelo ja kirjausohjeet | Tilien sisällön jatkuvuus |
Kirjanpitoaineisto kuuluu yritykselle, ja kirjanpitovelvollisen on huolehdittava sen säilytyksestä kirjanpitolain mukaisesti – ks. kirjanpitoaineiston säilytys. Selvitä sopimuksesta, maksaako aineiston luovutus erikseen.
Valtuutukset ja ilmoitukset
- Suomi.fi-valtuudet: anna uudelle toimistolle valtuudet (esimerkiksi arvonlisäveroasiointi, tulorekisteri) ja peru vanhan toimiston valtuudet rajapäivän jälkeen, kun sen viimeiset ilmoitukset on annettu.
- OmaVero: tarkista, että rajapäivää edeltävät ilmoitukset näkyvät annettuina.
- Tulorekisteri: varmista, että palkanmaksujen ilmoittaja vaihtuu oikeasta palkkajaksosta.
- Verkkolaskuosoite: jos ostolaskut ohjautuvat vanhan toimiston skannauspalveluun tai operaattoriin, ilmoita uusi osoite toimittajille hyvissä ajoin.
- Pankkiyhteys: siirrä tilitapahtumien välitys uuteen ohjelmaan.
Kustannukset
Vaihdossa maksetaan tyypillisesti:
- vanhan toimiston irtisanomisajan kuukausimaksut
- mahdollinen aineiston luovutusmaksu
- uuden toimiston aloitus- ja saldojen tarkistusmaksu
- ohjelmiston uusi lisenssi tai käyttöönotto
Laskuesimerkki (havainnollistava, alv 0 %). Vanha toimisto 180 €/kk, uusi 130 €/kk. Aloitusmaksu 350 € ja aineiston luovutus 150 €. Vaihdon kertakulut 500 € kuittaantuvat kuukausisäästöllä 50 € kymmenessä kuukaudessa. Jos vaihto tehdään kesken vuoden ja uusi toimisto laskuttaa tilinpäätöksessä kahden järjestelmän yhdistämisestä 4 tuntia × 75 € = 300 €, takaisinmaksu pitenee 16 kuukauteen. Oman tapauksesi voit laskea automaation takaisinmaksulaskurilla syöttämällä vaihtokulut kertakuluksi ja vuosisäästön.
Sudenkuopat
- Avaavat saldot eivät täsmää. Vertaa uuden järjestelmän alkusaldoja vanhan koetaseeseen ennen ensimmäistä ALV-ilmoitusta.
- ALV-kausi jää väliin. Kirjaa sopimukseen, kumpi toimisto antaa rajapäivää lähinnä olevan kauden ilmoituksen.
- Käyttöomaisuuden poistot katkeavat tai tehdään kahteen kertaan.
- Ennakkoverot unohtuvat, jos vanha toimisto seurasi niitä puolestasi.
- Tilinpäätöksen määräaika: jos vaihto tehdään keväällä, varmista, kuka laatii edellisen tilikauden tilinpäätöksen ja ilmoittaa sen PRH:lle – ks. tilinpäätös PRH:lle.
Irtisanomisviestin sisältö
Lähetä irtisanominen kirjallisesti ja pyydä vahvistus. Hyvässä viestissä on:
- yrityksen nimi ja Y-tunnus
- sopimuksen päättymispäivä irtisanomisajan mukaan
- rajapäivä, johon asti vanha toimisto hoitaa kirjanpidon
- luettelo ilmoituksista, jotka vanha toimisto vielä antaa (esimerkiksi viimeinen ALV-kausi ja palkkakuukausi)
- pyyntö siirtoaineistosta ja sen toimitusmuodosta sekä toivottu toimituspäivä
- uuden toimiston yhteyshenkilö, jos toimistot sopivat siirrosta suoraan keskenään
Asiallinen ja selkeä viesti nopeuttaa siirtoa. Vanha toimisto on usein valmis yhteistyöhön, kun tehtävät ja aikataulu on kerrottu tarkasti.
Tarkistus ensimmäisen kuukauden jälkeen
Kun uusi toimisto on tehnyt ensimmäisen kuukauden kirjanpidon, käy läpi:
- Täsmääkö kirjanpidon pankkisaldo pankin tiliotteeseen kuukauden lopussa?
- Vastaavatko myyntisaamiset ja ostovelat omaa käsitystäsi avoimista laskuista?
- Näkyykö ALV-velka oikein, ja onko edellisen kauden ilmoitus annettu?
- Jatkuvatko käyttöomaisuuden poistot edellisen suunnitelman mukaan?
- Onko vanhan toimiston valtuudet peruttu ja uuden valtuudet voimassa?
Jos jokin ei täsmää, pyydä selvitys heti. Ero on helpompi löytää yhden kuukauden aineistosta kuin vasta tilinpäätöksessä.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko vanha tilitoimisto kieltäytyä luovuttamasta aineistoa?
Sopimusehdoista riippuu, onko toimistolla oikeus pidättää aineistoa esimerkiksi maksamattomien laskujen vuoksi. Kirjanpitovelvollisuus säilyy kuitenkin yrityksellä, joten riita kannattaa ratkaista nopeasti, tarvittaessa juristin avulla.
Kuinka kauan vaihto kestää?
Hyvin valmisteltuna yleensä yhden tai kaksi kuukautta irtisanomisajan lisäksi. Aineiston siirto ja saldojen tarkistus vievät eniten aikaa.
Pitääkö Verohallinnolle ilmoittaa tilitoimiston vaihdosta?
Erillistä ilmoitusta ei yleensä tarvita, mutta valtuudet päivitetään Suomi.fi-palvelussa. Jos yhteystiedot kirjanpidon säilytyspaikasta muuttuvat, päivitä ne tarvittaessa.
Kannattaako vaihtaa myös ohjelmisto?
Vain jos siitä on selvä hyöty. Jos ohjelmisto on yrityksen omissa nimissä, vaihto on helpompi, kun uusi toimisto käyttää samaa ohjelmaa.
Kannattaako vaihdosta kertoa tilintarkastajalle tai rahoittajalle?
Jos yhtiöllä on tilintarkastaja, kerro vaihdosta, jotta tarkastaja tietää, mistä aineisto saadaan. Rahoittajalle ilmoittaminen voi olla tarpeen, jos lainaehdoissa edellytetään säännöllistä raportointia tietyn toimittajan kautta.
Lähteet
- Suomi.fi – valtuudet yrityksen puolesta asiointiin
- Verohallinto – OmaVero ja ilmoitusten tila
- Tulorekisteri – palkkatietojen ilmoittaminen
- Finlex – kirjanpitolaki 1336/1997
