Laskuesimerkit ja tilitoimiston valinta
Tilitoimistosopimus: vastuunjako, hinnanmuutokset, irtisanominen ja aineiston luovutus
Mitä tilitoimistosopimuksessa pitää lukea ennen allekirjoitusta: tehtäväluettelo, aineiston toimitusajat, vastuunrajoitus, tietosuoja, irtisanomisaika ja aineiston palautus.
Tilitoimistosopimuksen tärkeimmät kohdat ovat tehtäväluettelo ja hinnat, aineiston toimitusaikataulu, vastuunjako ja vastuunrajoitus, hinnanmuutosehto, irtisanomisaika ja aineiston luovutus sopimuksen päättyessä. Monet tilitoimistot käyttävät sopimuksen liitteenä alan järjestön laatimia yleisiä sopimusehtoja; ne ovat hyvä pohja, mutta niitä täydennetään aina yrityskohtaisella palvelukuvauksella. Lue molemmat. Yritysten välisessä sopimuksessa ei sovelleta kuluttajansuojalakia, joten sovittu teksti ratkaisee riidan.
Opas kuuluu osioon laskuesimerkit ja valinta. Vaihtotilanteen käytännön ohjeet ovat oppaassa tilitoimiston vaihtaminen.
Sopimuksen rakenne
| Osa | Mitä siinä sovitaan | Tarkista |
|---|---|---|
| Palvelukuvaus | Mitkä tehtävät tilitoimisto tekee | Onko ALV-ilmoitus, palkat, tilinpäätös, veroilmoitus ja PRH-ilmoitus mukana? |
| Hinnasto | Kuukausihinta, tositehinta, tuntihinta, vuosityöt | Mitä "tosite" tarkoittaa; lisätöiden hinta; kiirelisä |
| Asiakkaan velvollisuudet | Aineiston toimitus, tietojen oikeellisuus | Päivämäärä, johon mennessä aineisto toimitetaan |
| Tilitoimiston velvollisuudet | Työn laatu, määräajat, raportointi | Kuka ilmoittaa ja maksaa: tilitoimisto ilmoittaa, yrittäjä maksaa? |
| Vastuu | Vahingonkorvaus, vastuunrajoitus | Enimmäismäärä ja reklamaatioaika |
| Salassapito ja tietosuoja | Henkilötietojen käsittely | Henkilötietojen käsittelyä koskeva sopimus tai ehdot |
| Voimassaolo | Toistaiseksi / määräaikainen, irtisanominen | Irtisanomisaika, kesken vuoden lopettaminen |
| Sopimuksen päättyminen | Aineiston luovutus, keskeneräiset työt | Missä muodossa ja mihin hintaan aineisto luovutetaan |
Vastuunjako: mistä tilitoimisto vastaa ja mistä sinä
Yrittäjä tai osakeyhtiön hallitus vastaa siitä, että kirjanpito on lainmukainen ja ilmoitukset annetaan ajallaan. Tämä vastuu ei siirry sopimuksella. Tilitoimisto vastaa siitä, että se tekee sovitun työn huolellisesti ja ammattitaitoisesti.
Käytännössä tärkeintä on kirjata, kuka tekee mitäkin:
- Kuka antaa ALV-ilmoituksen OmaVerossa: tilitoimisto valtuutuksella vai yrittäjä?
- Kuka maksaa verot? Tavallisesti yrittäjä, jolle tilitoimisto ilmoittaa summan ja eräpäivän.
- Kuka ilmoittaa palkat tulorekisteriin?
- Kuka seuraa PRH:n tilinpäätösmääräaikaa ja tekee ilmoituksen?
- Mitä tapahtuu, jos aineisto tulee myöhässä – vastaako tilitoimisto silloin myöhästymisestä?
Vastuunrajoitus ja vastuuvakuutus
Tilitoimiston vastuu on sopimuksissa usein rajattu esimerkiksi tietyn kuukausipalkkioiden määrän suuruiseksi, eikä toimisto vastaa välillisistä vahingoista. Rajoitus on yritysten välisessä sopimuksessa lähtökohtaisesti pätevä. Kysy:
- Mikä on vastuun enimmäismäärä?
- Kuinka nopeasti virheestä on reklamoitava?
- Onko toimistolla vastuuvakuutus, ja mikä on sen vakuutusmäärä?
Esimerkki (havainnollistava). Tilitoimisto unohtaa ilmoittaa EU-palveluostot, ja Verohallinto määrää korjauksen yhteydessä viivästyskorkoa 180 € ja veronkorotusta 300 €. Jos sopimuksen mukaan tilitoimisto vastaa omasta virheestään enintään kuuden kuukauden palkkioiden määrään asti (6 × 150 € = 900 €), seuraamukset 480 € mahtuvat rajaan. Itse vero (joka olisi ollut maksettava joka tapauksessa) ei ole vahinkoa. Kohtuullinen sopimus ja vastuuvakuutus suojaavat molempia osapuolia.
Hinnanmuutokset ja lisätyöt
Hyvä sopimus kertoo, millä ilmoitusajalla hintoja voi muuttaa ja onko asiakkaalla oikeus irtisanoa sopimus hinnanmuutoksen vuoksi. Pyydä lisäksi lisätöiden hinnoitteluperuste kirjallisesti: tuntihinta, minimiveloitus ja kiirelisä. Kevään tilinpäätösruuhkassa myöhässä toimitetusta aineistosta voidaan periä lisähintaa.
Tietosuoja
Tilitoimisto käsittelee kirjanpidon yhteydessä henkilötietoja: asiakkaidesi nimiä, työntekijöiden palkkatietoja ja henkilötunnuksia. EU:n tietosuoja-asetus edellyttää, että henkilötietojen käsittelystä toisen lukuun on sovittu kirjallisesti. Tarkista, että sopimuksessa tai sen liitteessä on käsittelyn ehdot, alihankkijat (esimerkiksi ohjelmistotoimittaja) ja tietoturvaloukkauksista ilmoittaminen.
Asiakkaan tunnistaminen
Tilitoimistot ovat rahanpesulain mukaisia ilmoitusvelvollisia. Siksi ne pyytävät sopimusta tehtäessä yrityksen edustajan henkilöllisyyden, tiedot tosiasiallisista edunsaajista ja kuvauksen liiketoiminnasta. Tämä on lakisääteinen käytäntö, ei epäluottamusta.
Irtisanominen ja aineiston luovutus
Selvitä ennen allekirjoitusta:
- irtisanomisaika (usein yhdestä kolmeen kuukauteen)
- tekeekö toimisto kesken olevan tilinpäätöksen tai ALV-ilmoituksen loppuun irtisanomisaikana
- missä muodossa aineisto luovutetaan: pääkirja, päiväkirja, tase-erittelyt, tositteet ja tililuettelo
- maksaako aineiston siirto erikseen
- kenen nimissä ohjelmistolisenssi on – ks. taloushallinto-ohjelmiston kustannukset
Kirjanpitoaineisto on yrityksen omaisuutta, ja kirjanpitovelvollisen on huolehdittava sen säilytyksestä lain mukaisesti. Säilytysajoista kerrotaan oppaassa kirjanpitoaineiston säilytys.
Erimielisyydet
Riidat ratkaistaan sopimuksen mukaan neuvottelemalla, sovittelussa tai käräjäoikeudessa. Kuluttajariitalautakunta ei käsittele yritysten välisiä riitoja. Jos tilitoimisto on alan järjestön jäsen, järjestöltä voi kysyä mahdollisista jäsenten toimintaa koskevista menettelyistä. Isommissa erimielisyyksissä kannattaa kääntyä asianajajan puoleen.
Lausekkeet, joita kannattaa pyytää lisäämään
| Lauseke | Esimerkkimuotoilu (sovella omaan sopimukseen) |
|---|---|
| Aineiston toimitus | "Asiakas toimittaa kuukauden aineiston viimeistään seuraavan kuukauden 5. päivänä." |
| Ilmoitusvastuu | "Tilitoimisto antaa ALV-kausi-ilmoituksen ja ilmoittaa asiakkaalle maksettavan määrän viimeistään kolme päivää ennen määräpäivää." |
| PRH-ilmoitus | "Tilitoimisto ilmoittaa vahvistetun tilinpäätöksen kaupparekisteriin ja toimittaa asiakkaalle kuittauksen." |
| Aineiston luovutus | "Sopimuksen päättyessä tilitoimisto luovuttaa pääkirjan, päiväkirjan, tase-erittelyt ja tositteet sähköisessä muodossa 30 päivän kuluessa." |
| Hinnanmuutos | "Hinnanmuutoksesta ilmoitetaan vähintään kaksi kuukautta etukäteen." |
Muotoilut ovat esimerkkejä, eivät juridisesti tarkistettuja malleja. Jos sopimuksessa on suuria summia tai erikoisjärjestelyjä, pyydä juristia tarkistamaan teksti.
Käy sopimus läpi kerran vuodessa
Yrityksen tarpeet muuttuvat: tositemäärä kasvaa, palkansaajia tulee lisää tai toiminta laajenee EU:hun. Käy tilitoimiston kanssa vuosittain läpi, vastaako palvelukuvaus yhä todellisuutta ja ovatko hinnat linjassa työn kanssa. Päivitä sopimus kirjallisesti, jos tehtävät muuttuvat.
Usein kysytyt kysymykset
Tarvitaanko kirjallinen sopimus?
Laki ei vaadi kirjallista muotoa, mutta ilman sitä vastuunjakoa ja hintoja on vaikea näyttää toteen. Pyydä aina kirjallinen sopimus.
Voiko tilitoimisto pidättää aineistoa maksamattoman laskun vuoksi?
Sopimusehdoissa voi olla pidätysoikeutta koskevia määräyksiä. Kirjanpitovelvollisen lakisääteinen velvollisuus säilyttää aineisto säilyy kuitenkin aina, joten riita kannattaa ratkaista nopeasti.
Mitä yleiset sopimusehdot tarkoittavat?
Ne ovat alan järjestön laatimia vakioehtoja, joihin sopimuksessa viitataan. Ne sitovat vain, jos niistä on sovittu, ja yksilöllinen sopimusteksti menee niiden edelle.
Kuuluuko neuvonta kuukausihintaan?
Tavallisesti lyhyet kysymykset kuuluvat, laajempi suunnittelu laskutetaan tuntiperusteisesti. Kirjaa raja sopimukseen.
Voiko sopimuksen irtisanoa heti, jos tilitoimisto tekee virheitä?
Vain jos sopimuksessa on purkuehto olennaisesta sopimusrikkomuksesta tai virheet ovat niin vakavia, että sopimusoikeuden yleiset periaatteet sallivat purkamisen. Reklamoi ensin kirjallisesti, anna mahdollisuus korjata ja dokumentoi virheet. Muuten noudatetaan irtisanomisaikaa.
Lähteet
- Taloushallintoliitto – alan yleiset sopimusehdot ja auktorisointi
- Tietosuojavaltuutetun toimisto – henkilötietojen käsittely toimeksiannoissa
- Finlex – rahanpesulaki 444/2017, kirjanpitolaki 1336/1997
