Laskuesimerkit ja tilitoimiston valinta
Taloushallinnon automaation takaisinmaksu: verkkolaskut, sähköiset kuitit ja pankkiyhteys laskelmana
Milloin kirjanpidon automaatio kannattaa pienyrityksessä? Laskelma käyttöönoton kuluista, tilitoimiston hintasäästöstä ja omasta ajasta sekä tyypilliset sudenkuopat.
Taloushallinnon automaatio maksaa itsensä takaisin pienyrityksessä yleensä silloin, kun tositteita on kymmeniä kuukaudessa ja ne tulevat nyt paperina, PDF-liitteinä tai käsin näppäiltyinä. Säästö syntyy kolmesta lähteestä: tilitoimiston tositekohtainen hinta laskee, oma työ vähenee ja virheiden korjaaminen harvenee. Kustannuksia ovat käyttöönoton kertakulu ja mahdolliset uudet kuukausimaksut. Takaisinmaksuaika on usein alle kaksi vuotta, jos ohjelmisto korvaa käsityötä eikä tule päällekkäiseksi vanhan kanssa – mutta jos tositteita on vain muutama, kuukausimaksu voi syödä koko hyödyn.
Opas kuuluu osioon laskuesimerkit ja valinta. Ohjelmistojen kustannuserät on eritelty oppaassa taloushallinto-ohjelmiston kustannukset.
Mitä pienyrityksessä automatisoidaan
| Prosessi | Ennen | Automaation jälkeen |
|---|---|---|
| Ostolaskut | Paperi tai PDF sähköpostissa, käsin kirjaus | Verkkolasku saapuu ohjelmaan, tiliöintiehdotus, hyväksyntä sovelluksessa |
| Myyntilaskut | Laskupohja tekstinkäsittelyssä | Laskutusohjelma, verkkolasku tai e-lasku, viitemaksut kohdistuvat automaattisesti |
| Kuitit | Kuittikirjekuori tilitoimistoon | Kuitti kuvataan sovelluksella tai saapuu e-kuittina |
| Pankkitapahtumat | Tiliote PDF:nä | Tapahtumat siirtyvät pankkiyhteyden kautta ja täsmäytys on osittain automaattinen |
| ALV-laskelma | Taulukko tai tilitoimiston käsityö | Ohjelma muodostaa laskelman kirjauksista |
| Palkat | Erillinen laskelma ja ilmoitus | Palkkaohjelma ilmoittaa tulorekisteriin ja kirjaa automaattisesti |
Laskelma: konsulttiyhtiö, 60 tositetta kuukaudessa
Lähtötiedot (havainnollistavat, alv 0 %). Osakeyhtiö lähettää 15 myyntilaskua ja saa 30 ostolaskua ja 15 kuittia kuukaudessa. Nyt ostolaskut tulevat PDF:nä ja kuitit paperina.
| Erä | Nyt | Automaation jälkeen |
|---|---|---|
| Tilitoimiston tositehinta | 60 × 3,00 € = 180 €/kk | 60 × 1,80 € = 108 €/kk |
| Ohjelmisto | sisältyy tilitoimiston hintaan | 40 €/kk (yrityksen omissa nimissä) |
| Oma työ (60 €/h) | 4 h = 240 €/kk | 1,5 h = 90 €/kk |
| Kuukausikustannus | 420 € | 238 € |
| Säästö kuukaudessa | 182 € | |
| Säästö vuodessa | 2 184 € | |
| Käyttöönoton kertakulu | 1 500 € |
Takaisinmaksuaika: 1 500 € / 2 184 € vuodessa ≈ 0,7 vuotta eli noin 8 kuukautta. Jos oman työn arvoa ei lasketa lainkaan, säästö on (180 − 108 − 40) × 12 = 384 € vuodessa, ja takaisinmaksu venyy lähes neljään vuoteen. Johtopäätös: oman ajan arvo ratkaisee, joten arvioi se rehellisesti.
Kokeile eri lukuja automaation takaisinmaksulaskurilla.
Laskelma: pieni toiminimi, 12 tositetta kuukaudessa
| Erä | Nyt | Automaation jälkeen |
|---|---|---|
| Tilitoimisto | 12 × 2,50 € + 40 € = 70 €/kk | 12 × 1,80 € + 40 € = 61,60 €/kk |
| Ohjelmisto | 0 € | 25 €/kk |
| Oma työ (40 €/h) | 1 h = 40 €/kk | 0,5 h = 20 €/kk |
| Yhteensä | 110 € | 106,60 € |
Säästö on 3,40 € kuukaudessa eli noin 41 € vuodessa. Jos käyttöönotto maksaa edes 300 €, takaisinmaksu kestää yli seitsemän vuotta. Tällaisessa yrityksessä kevyempi ratkaisu – kuittien kuvaaminen tilitoimiston omaan sovellukseen ilman erillistä ohjelmistoa – on usein järkevämpi.
Ei-rahalliset hyödyt ja riskit
Hyödyt
- kirjanpito on ajan tasalla kuukauden sisällä, joten näet tuloksen ja kassatilanteen ajoissa
- ALV-ilmoituksen määräpäivä ei yllätä
- tositteet ovat tallessa sähköisesti, mikä helpottaa säilytystä ja verotarkastusta
- vähemmän näppäilyvirheitä
Riskit
- päällekkäiset järjestelmät: laskutus yhdessä, kirjanpito toisessa ilman integraatiota
- riippuvuus palveluntarjoajasta: aineiston vienti ulos voi olla hankalaa – sovi siitä etukäteen
- väärät automaattiset tiliöinnit: sääntö, joka kirjaa kaikki saman toimittajan laskut samalle tilille, voi mennä pieleen; tarkista ensimmäiset kuukaudet
- sähköisten kuittien säilytys: kuvaamisen jälkeen tositteen on säilyttävä luettavana koko säilytysajan – ks. kirjanpitoaineiston säilytys
Käyttöönotto viidessä vaiheessa
- Kartoita tositevirrat: mistä laskut, kuitit ja maksut tulevat ja kuinka monta niitä on.
- Pyydä tarjous tilitoimistolta sekä nykyisellä että sähköisellä aineistolla – ero on automaation todellinen hintavaikutus.
- Ilmoita verkkolaskuosoite toimittajille. Laki 241/2019 antaa yritykselle oikeuden pyytää verkkolasku toiselta elinkeinonharjoittajalta.
- Kytke pankkiyhteys ja testaa kuukauden ajan rinnakkain.
- Arvioi kolmen kuukauden kuluttua: laskiko tilitoimiston lasku, ja kuinka paljon aikaa säästyi?
Mitä tilitoimistolta kannattaa kysyä ennen käyttöönottoa
Automaation hyöty näkyy vain, jos tilitoimisto hinnoittelee sähköisen aineiston eri tavalla kuin paperisen. Kysy ainakin:
| Kysymys | Miksi |
|---|---|
| Mikä on tositehinta verkkolaskulle, PDF-laskulle ja paperilaskulle? | Ero kertoo todellisen säästön |
| Kenen nimissä ohjelmisto on, ja kuka maksaa lisenssin? | Vaikuttaa kustannukseen ja vaihtamisen helppouteen |
| Tekeekö toimisto tiliöintisäännöt valmiiksi? | Säästää omaa aikaa ensimmäisinä kuukausina |
| Miten kuitit hyväksytään ja kuka tarkistaa ALV-koodit? | Estää automaattisten virheiden toistumisen |
| Laskutetaanko käyttöönotosta kiinteä hinta vai tunnit? | Kertakulun suuruus |
Kirjaa vastaukset ja uusi hinta sopimukseen. Jos toimisto ei pysty kertomaan sähköisen aineiston hintaa, vertaa toisen toimiston tarjoukseen.
Usein kysytyt kysymykset
Pitääkö paperikuitit säilyttää, jos ne on kuvattu?
Kirjanpitolaki sallii sähköisen säilytyksen, kunhan aineisto säilyy muuttumattomana ja luettavana koko säilytysajan ja on tarkasteltavissa Suomesta käsin. Varmista, että ohjelma täyttää vaatimukset, ennen kuin hävität paperit.
Onko automaatio tukikelpoinen investointi?
Digitalisaatioon on ajoittain tarjolla julkisia tukia, mutta ehdot vaihtelevat. Tarkista ajankohtaiset mahdollisuudet Business Finlandista tai oman alueesi julkisista yrityspalveluista, äläkä laske tuen varaan ennen päätöstä.
Laskeeko tilitoimiston hinta automaattisesti?
Ei aina. Pyydä uusi tarjous sähköiselle aineistolle ja kirjaa uusi hinta sopimukseen.
Kannattaako tekoälyä käyttää tiliöinteihin?
Monet ohjelmat käyttävät oppivia tiliöintiehdotuksia. Ne nopeuttavat työtä, mutta vastuu kirjauksista säilyy kirjanpitovelvollisella. Tarkista ehdotukset etenkin ALV-koodien osalta.
Lähteet
- Finlex – kirjanpitolaki 1336/1997, laki sähköisestä laskutuksesta 241/2019
- Verohallinto – sähköinen asiointi ja OmaVero
- Business Finland – yritysten kehittämisrahoitus
