Laskuesimerkit ja tilitoimiston valinta
Kirjanpito itse vai tilitoimisto? Aikakustannus, riskit ja laskelma pienyrittäjälle
Kannattaako pienyrityksen kirjanpito tehdä itse? Vertaa oman työajan arvoa, ohjelmiston hintaa ja virheriskiä tilitoimiston palkkioon – laskelma ja päätöskriteerit.
Kirjanpidon tekeminen itse kannattaa yleensä silloin, kun yrityksellä on vähän tapahtumia, yksi verokanta, ei palkansaajia ja yrittäjä osaa tai haluaa opetella kirjanpidon perusteet – tyypillisesti pieni toiminimi, jolla yhdenkertainen kirjanpito on sallittu. Tilitoimisto kannattaa, kun oman tunnin arvo on suurempi kuin säästö, kun yritys on osakeyhtiö, jolla on tilinpäätös ja PRH-ilmoitus, tai kun mukana on palkkoja, EU-kauppaa tai rakennusalan käännetty ALV. Moni valitsee välimuodon: juokseva kirjanpito itse ohjelmalla ja tilinpäätös sekä veroilmoitus tilitoimistolla.
Opas kuuluu osioon laskuesimerkit ja valinta. Hintatasoon pääset kiinni oppaasta tilitoimiston hinta.
Mitä "tehdä itse" käytännössä tarkoittaa
| Tehtävä | Taitovaatimus | Aika kuukaudessa (esimerkki, 25 tositetta) |
|---|---|---|
| Tositteiden keruu ja numerointi | Matala | 30 min |
| Kirjaukset ohjelmaan tai taulukkoon | Keskitaso | 1–2 h |
| Pankkitilin täsmäytys | Keskitaso | 30 min |
| ALV-laskelma ja ilmoitus OmaVeroon | Keskitaso | 30 min |
| Myyntisaamisten ja ostovelkojen seuranta | Keskitaso | 20 min |
| Tilinpäätös (vuosi) | Korkea, Oy:ssä vaativa | 8–20 h kerran vuodessa |
| Veroilmoitus (vuosi) | Keskitaso–korkea | 2–6 h kerran vuodessa |
Ajat ovat havainnollistavia ja riippuvat siitä, kuinka hyvin ohjelma automatisoi kirjaukset. Ensimmäinen vuosi vie aina selvästi enemmän aikaa.
Laskelma: oma aika vai palkkio
Lähtötiedot (havainnollistavat): toiminimi, 25 tositetta kuukaudessa, ALV-rekisterissä, neljännesvuosiverokausi.
| Vaihtoehto | Rahakulu vuodessa | Oma työ vuodessa | Oman työn arvo (60 €/h) | Yhteensä |
|---|---|---|---|---|
| A: kaikki itse ohjelmalla | Ohjelma 12 × 25 € = 300 € | 12 × 2,5 h + 6 h = 36 h | 2 160 € | 2 460 € |
| B: itse + tilitoimisto vuoden lopussa | 300 € + 450 € = 750 € | 12 × 2,5 h + 1 h = 31 h | 1 860 € | 2 610 € |
| C: tilitoimisto kokonaan | 12 × 80 € + 350 € = 1 310 € | 12 × 0,5 h + 1 h = 7 h | 420 € | 1 730 € |
Esimerkissä tilitoimisto (C) on edullisin, kun oma tunti arvostetaan 60 euroon – eli summaan, jonka yrittäjä voisi laskuttaa asiakkaalta samassa ajassa. Jos tunnin arvo on 20 € (esimerkiksi hiljainen kausi, jolloin laskutettavaa työtä ei ole), A maksaa 300 € + 36 × 20 € = 1 020 € ja on halvin. Laskelma riippuu siis ennen kaikkea siitä, mitä muuta tekisit sillä ajalla.
Laske tilitoimiston osuus omilla luvuillasi hinta-arviolla.
Riskit, joita laskelma ei näytä
Rahalla mitattava ero ei ole koko totuus. Itse tehdyssä kirjanpidossa tyypillisiä riskejä ovat:
- Väärä ALV-käsittely, esimerkiksi edustusmenojen veron vähentäminen tai EU-palveluostojen jättäminen ilmoittamatta. Virhe korjataan korjausilmoituksella, ja siitä voi seurata viivästyskorkoa.
- Myöhästyneet ilmoitukset, jos kirjanpito jää kiireessä rästiin.
- Puutteelliset tositteet, jolloin kulua ei hyväksytä verotuksessa.
- Yksityis- ja yritysmenojen sekoittuminen samalla tilillä.
- Tilinpäätösjaksotukset: vuodenvaihteen saatavat, velat ja vaihto-omaisuus.
Tavallisimmat virheet seurauksineen on koottu oppaaseen kalliit kirjanpitovirheet.
Milloin itse tekeminen sopii – ja milloin ei
Sopii, kun
- yritys on toiminimi ja yhdenkertainen kirjanpito on sallittu
- myynti on kotimaista ja yhdellä verokannalla
- ei palkansaajia
- tapahtumia on alle muutama kymmenen kuukaudessa
- pidät kirjanpidon ajan tasalla joka kuukausi
Ei yleensä sovi, kun
- yritys on osakeyhtiö, jolla on tilinpäätös, yhtiökokous ja PRH-ilmoitus
- maksat palkkoja ja ilmoitat tulorekisteriin
- myyt tai ostat EU:sta, tai toimit rakennusalalla
- sinulla on vaihto-omaisuutta tai keskeneräisiä urakoita
- et halua opetella kirjanpitoa
Välimuoto: jaa tehtävät
Hyvin toimiva malli monelle pienyritykselle on, että yrittäjä hoitaa laskutuksen, kuittien kuvaamisen ja hyväksymisen, ja tilitoimisto tekee kirjaukset, täsmäytykset, ALV-ilmoituksen ja tilinpäätöksen. Silloin tilitoimisto tekee asiantuntijatyön, mutta ei rutiinien näppäilyä. Hinnan alentamisessa auttaa sähköinen aineisto – ks. automaation takaisinmaksu ja taloushallinto-ohjelmiston kustannukset.
Jos teet itse: viisi sääntöä
- Avaa yritykselle oma pankkitili ja maksukortti.
- Kirjaa joka kuukausi ennen ALV-ilmoitusta.
- Säilytä tositteet järjestyksessä – sähköisesti tai paperilla – kirjanpitolain säilytysaikojen mukaan.
- Merkitse kalenteriin ALV-, ennakkovero- ja veroilmoituspäivät OmaVerosta.
- Teetä ensimmäinen tilinpäätös tai veroilmoitus asiantuntijalla ja opettele mallista.
Ensimmäisen vuoden oppimiskustannus
Laskelmissa unohtuu helposti, että ensimmäinen vuosi on kallein. Kirjanpidon perusteiden opettelu, ohjelman käyttöönotto, tilikartan valinta ja ensimmäisten ALV-ilmoitusten tekeminen voivat viedä useita kymmeniä tunteja. Jos lisäät esimerkin vaihtoehtoon A 20 tunnin oppimisajan, sen vuosikustannus on 60 euron tuntiarvolla 2 460 € + 1 200 € = 3 660 € ensimmäisenä vuonna. Toisena vuonna oppimisaika putoaa, ja vertailu voi kääntyä toisin. Siksi päätöstä kannattaa tarkastella kahden–kolmen vuoden jaksolla, ei pelkästään ensimmäisen vuoden perusteella.
Huomioi myös, että oppiminen on hyödyllistä, vaikka ulkoistaisit myöhemmin: yrittäjä, joka ymmärtää tuloslaskelman ja taseen, osaa tarkistaa tilitoimiston työn ja huomaa virheet ajoissa.
Usein kysytyt kysymykset
Voinko vaihtaa itse tehdystä kirjanpidosta tilitoimistoon kesken vuoden?
Voit. Tilitoimisto aloittaa yleensä seuraavan kuukauden alusta ja tarkistaa aiemmat kirjaukset. Tarkistus voi maksaa erikseen, jos aineistossa on puutteita.
Hyväksyykö Verohallinto taulukkolaskennalla tehdyn kirjanpidon?
Kirjanpitolaki ei vaadi tiettyä ohjelmaa. Yhdenkertaiseen kirjanpitoon riittää järjestelmällinen taulukko, kun tositteet on numeroitu ja kirjaukset voi jäljittää.
Ovatko kirjanpito-ohjelmiston kulut vähennyskelpoisia?
Kyllä, yritystoiminnan ohjelmistot ovat yleensä vähennyskelpoisia kuluja.
Pitääkö itse tekevän yrittäjän olla jossain rekisterissä?
Ei. Laki ei vaadi omaa kirjanpitoaan tekevältä yrittäjältä tutkintoa tai rekisteröitymistä. Tilitoimistoille sen sijaan kuuluu esimerkiksi rahanpesulain mukaisia asiakkaan tunnistamisvelvollisuuksia, minkä vuoksi ne pyytävät sopimusta tehtäessä tunnistetietoja ja tietoja yrityksen omistajista.
Lähteet
- Verohallinto – OmaVero, ALV-ilmoitukset ja veroilmoitukset
- Finlex – kirjanpitolaki 1336/1997
- Taloushallintoliitto – tilitoimistoalan järjestö
