Kustannukset, hintatekijät ja säännöt 2026
Taloushallinto-ohjelmiston kustannukset pienyritykselle: verkkolasku, kuitit ja pankkiyhteys
Mitä sähköinen taloushallinto maksaa pienyritykselle: lisenssi, verkkolaskuoperaattori, kuittien käsittely ja pankkiyhteys. Verkkolaskuoikeus 241/2019 ja kustannusesimerkki.
Pienyrityksen taloushallinto-ohjelmiston kustannus koostuu tavallisesti kuukausittaisesta lisenssistä (käyttäjä- tai yrityskohtainen), tapahtumakohtaisista maksuista (lähetetyt ja vastaanotetut verkkolaskut, e-kuitit, pankkiyhteys) sekä kertakuluista (käyttöönotto, saldojen siirto, koulutus). Kun aineisto kulkee sähköisesti, tilitoimiston tositekohtainen työ vähenee, joten ohjelmiston hintaa kannattaa verrata aina koko taloushallinnon kustannukseen, ei pelkkään lisenssiin. Lisäksi laki antaa yritykselle oikeuden saada toiselta yritykseltä lasku verkkolaskuna, joten verkkolaskuvalmius on käytännössä välttämätön.
Opas kuuluu osioon kustannukset ja säännöt. Takaisinmaksulaskelma on oppaassa automaation takaisinmaksu. Tämä opas käsittelee pienyrityksen kirjanpito- ja laskutusohjelmia, ei laajoja toiminnanohjausjärjestelmiä.
Verkkolaskuoikeus: laki 241/2019
Laki hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta (241/2019) antaa elinkeinonharjoittajalle oikeuden saada pyynnöstä lasku toiselta elinkeinonharjoittajalta sähköisenä laskuna (4 §, sovellettu 1.4.2020 alkaen). Laissa elinkeinonharjoittajalla tarkoitetaan liike- tai ammattitoimintaa harjoittavaa, jonka tilikauden liikevaihto on yli 10 000 euroa. Sähköisellä laskulla tarkoitetaan rakenteista laskua, joka noudattaa eurooppalaista standardia – PDF sähköpostissa ei ole laissa tarkoitettu sähköinen lasku.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että isompi asiakas voi vaatia sinulta verkkolaskun, ja julkiset hankintayksiköt ottavat vastaan ja käsittelevät verkkolaskuja. Verkkolaskun lähettämiseen tarvitset ohjelman tai operaattoripalvelun, joka välittää laskun asiakkaan verkkolaskuosoitteeseen.
Kustannuserät eriteltynä
| Erä | Mitä sisältää | Huomioi |
|---|---|---|
| Ohjelman lisenssi | Kirjanpito, ALV-laskelma, raportit, usein laskutus | Hinta per yritys tai per käyttäjä; lisämoduulit erikseen |
| Verkkolaskujen lähetys ja vastaanotto | Operaattorin välitys | Monesti hinta per lasku tai kuukausikiintiö |
| Paperilaskujen skannaus | Palvelu, joka muuttaa paperilaskut sähköiseen muotoon | Kallein vastaanottotapa; ohjaa toimittajat verkkolaskuun |
| Kuittien käsittely | Mobiilisovellus, OCR, e-kuitit | Kuitin kuvaaminen ei poista säilytysvelvollisuutta sellaisenaan, ks. säilytysopas |
| Pankkiyhteys | Tilitapahtumat ja maksut ohjelmaan | Pankki voi veloittaa yhteydestä erikseen |
| Palkanlaskenta | Palkat ja tulorekisteri-ilmoitukset | Usein palkansaajakohtainen hinta |
| Käyttöönotto | Avaussaldot, tilikartta, koulutus | Kertakulu |
Kirjanpito-ohjelman lisenssi on arvonlisäverollinen palvelu (25,5 %). ALV-velvollinen yritys vähentää veron, muut maksavat sen.
Kenen nimissä ohjelmisto on?
Tilitoimistot toimivat kahdella tavalla:
- Ohjelmisto tilitoimiston kautta. Lisenssi sisältyy kuukausihintaan tai laskutetaan tilitoimiston laskulla. Helppoa, mutta vaihtaessasi tilitoimistoa voit joutua vaihtamaan myös ohjelmiston.
- Ohjelmisto yrityksen omissa nimissä. Maksat lisenssin itse ja annat tilitoimistolle käyttöoikeuden. Tilitoimiston vaihto on helpompi, ja aineisto pysyy hallussasi.
Kysy kummassakin tapauksessa, missä muodossa saat kirjanpidon ja tositteet ulos sopimuksen päättyessä. Kirjanpitolaki edellyttää, että aineisto säilyy luettavana koko säilytysajan – ks. kirjanpitoaineiston säilytys.
Kustannusesimerkki (havainnollistava)
Pieni osakeyhtiö: 20 myyntilaskua ja 30 ostolaskua kuukaudessa, 15 kuittia, yksi pankkitili, ei palkkoja. Kaikki hinnat ovat esimerkkejä ilman ALV:tä.
| Erä | Kuukausi | Vuosi |
|---|---|---|
| Lisenssi | 35 € | 420 € |
| Verkkolaskut 50 kpl × 0,30 € | 15 € | 180 € |
| Pankkiyhteys | 5 € | 60 € |
| Kuittisovellus | sisältyy | 0 € |
| Ohjelmisto yhteensä | 55 € | 660 € |
| Käyttöönotto (kertakulu) | – | 400 € |
Jos tilitoimisto laskee automaation ansiosta tositehintaa esimerkiksi 1,50 eurolla 65 tositteelle kuukaudessa, säästö on 97,50 € kuukaudessa eli 1 170 € vuodessa. Ohjelmisto (660 €) ja käyttöönotto (400 €) maksavat itsensä takaisin ensimmäisenä vuonna. Testaa omat lukusi automaation takaisinmaksulaskurilla.
Valintakriteerit ilman merkkivertailua
- Tilitoimiston tuki. Ohjelma, jota tilitoimistosi käyttää päivittäin, on yleensä halvin kokonaisuus.
- ALV-käsittely. Useat verokannat, EU-myynti, käännetty verovelvollisuus rakentamisessa – tukeeko ohjelma niitä?
- Rajapinnat. Verkkokauppa, kassajärjestelmä ja pankki.
- Aineiston vienti. Saatko pääkirjan, päiväkirjan ja tositteet ulos standardimuodossa?
- Käyttöoikeudet. Voitko antaa tilitoimistolle rajatun pääsyn ja poistaa sen?
- Tietoturva ja tietosuoja. Kaksivaiheinen tunnistautuminen, palvelinten sijainti ja käsittelysopimus tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
Käyttöönoton aikataulu (esimerkki)
| Viikko | Tehtävä | Kuka |
|---|---|---|
| 1 | Ohjelman valinta tilitoimiston kanssa, sopimus | Yrittäjä + tilitoimisto |
| 2 | Tilikartta, ALV-koodit, avaavat saldot | Tilitoimisto |
| 2 | Pankkiyhteyden valtuutus | Yrittäjä |
| 3 | Verkkolaskuosoitteen ilmoitus toimittajille ja asiakkaille | Yrittäjä |
| 3–4 | Kuittisovelluksen käyttöönotto ja koulutus | Yrittäjä |
| 4–8 | Rinnakkainen tarkistus: täsmääkö pankki ja ALV-laskelma | Tilitoimisto |
Paras aloitushetki on tilikauden tai ALV-kauden alku, jolloin vanhaa ja uutta aineistoa ei tarvitse yhdistää kesken kauden.
Ohjelmistosopimuksen ehdot, jotka kannattaa lukea
- Irtisanomisaika ja hinnanmuutokset: kuinka nopeasti lisenssin voi lopettaa ja millä ilmoitusajalla hinta voi nousta.
- Aineiston vienti: saatko pääkirjan, päiväkirjan ja tositteet ulos myös sopimuksen päätyttyä, ja kuinka pitkään.
- Arkistointi: säilyttääkö palvelu aineiston kirjanpitolain säilytysajan, vai pitääkö se viedä muualle.
- Käsittelysopimus: henkilötietojen käsittely ja alihankkijat.
Kassajärjestelmä osana kokonaisuutta
Jos yrityksellä on myymälä tai kahvila, kassajärjestelmän päiväraportti on kirjanpidon tosite. Valitse järjestelmä, joka erittelee myynnin verokannoittain ja siirtää päiväraportit kirjanpito-ohjelmaan automaattisesti. Käsin syötetty kassaraportti on yksi yleisimmistä ALV-virheiden lähteistä.
Usein kysytyt kysymykset
Onko verkkolaskutus pakollista pienyritykselle?
Laki ei pakota lähettämään verkkolaskuja kaikille, mutta yli 10 000 euron liikevaihdon yritykset voivat vaatia sinulta verkkolaskun ja sinä vastaavasti niiltä. Julkisen sektorin asiakkaat edellyttävät käytännössä verkkolaskua.
Kelpaako PDF-lasku sähköpostissa?
Se kelpaa kirjanpidon tositteeksi, mutta se ei ole laissa 241/2019 tarkoitettu sähköinen lasku. Jos asiakas pyytää verkkolaskua, PDF ei täytä pyyntöä.
Voinko vaihtaa ohjelmaa kesken tilikauden?
Voit, mutta saldot pitää siirtää huolellisesti ja vanhan ohjelman aineisto on säilytettävä luettavana. Vaihto on helpointa tilikauden vaihteessa.
Ovatko ohjelmistokulut vähennyskelpoisia?
Yritystoiminnan ohjelmistokulut ovat yleensä vähennyskelpoisia elinkeinotoiminnan kuluja. Isommat kertahankinnat voidaan joutua aktivoimaan ja poistamaan.
Mitä tapahtuu aineistolle, jos ohjelmistotoimittaja lopettaa toimintansa?
Vastuu aineiston säilyttämisestä on kirjanpitovelvollisella. Vie siksi pääkirja, päiväkirja ja tositteet säännöllisesti, esimerkiksi tilinpäätöksen yhteydessä, pysyvään muotoon omaan arkistoon.
Lähteet
- Finlex – laki hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta 241/2019
- Verohallinto – laskumerkinnät ja ALV-vähennykset
- Tietosuojavaltuutetun toimisto – henkilötietojen käsittely ohjelmistopalveluissa
