Kirjanpitoaineiston säilytys: 10 ja 6 vuotta, sähköinen arkisto ja aineisto toiminnan loppuessa

Kirjanpitolain (1336/1997) 2 luvun 10 §:n mukaan tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpidot, tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto ja muu kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi, ellei muualla laissa säädetä pidempää aikaa. Aineisto on säilytettävä huolellisesti niin, että viranomainen ja tilintarkastaja voivat tarkastella sitä Suomesta käsin ilman aiheetonta viivettä. Sähköinen säilytys on sallittu, kun nämä vaatimukset täyttyvät.

Opas kuuluu osioon virheet ja viralliset lähteet. Puuttuvat tositteet ovat yksi kalliista kirjanpitovirheistä, koska kulu voidaan hylätä verotuksessa.

Säilytysajat taulukkona

Muu lainsäädäntö voi edellyttää pidempää aikaa. Esimerkiksi kiinteistöinvestointien arvonlisäveron tarkistusmenettely ulottuu pidemmälle kuin kuusi vuotta, joten niihin liittyvät tositteet kannattaa säilyttää koko tarkistuskauden ajan. Myös EU:n rakennerahastotuen saajille voidaan asetuksella säätää pidempi säilytysaika.

Näin lasket säilytysajan (esimerkit)

Esimerkki 1: kalenterivuoden tilikausi. Tilikausi 1.1.–31.12.2026.

• Tasekirja ja pääkirja: tilikausi päättyy 31.12.2026 → säilytys vähintään 31.12.2036 asti.
• Tositteet: tilikausi päättyy vuonna 2026 → kuusi vuotta vuoden 2026 lopusta → vähintään 31.12.2032 asti.

Esimerkki 2: poikkeava tilikausi. Tilikausi 1.7.2025–30.6.2026.

• Tasekirja: 30.6.2036 asti.
• Tositteet: tilikausi päättyi vuonna 2026 → 31.12.2032 asti. Huomaa, että myös heinäkuussa 2025 päivätty kuitti säilytetään vuoden 2032 loppuun.

Sähköinen säilytys: mitä vaaditaan

Kirjanpitolaki ei edellytä paperia. Sähköisen aineiston on kuitenkin täytettävä samat vaatimukset kuin paperisen:

• aineisto pysyy muuttumattomana ja sen alkuperä on todennettavissa
• se on luettavissa koko säilytysajan, vaikka ohjelmisto vaihtuisi
• se voidaan tarvittaessa tulostaa tai muuntaa selväkieliseen muotoon
• se on tarkasteltavissa Suomesta käsin ilman aiheetonta viivettä, vaikka palvelin olisi ulkomailla
• varmuuskopiot ovat olemassa

Jos kuvaat paperikuitit sovelluksella, varmista ennen paperin hävittämistä, että kuva on tarkka (summa, päiväys, myyjä ja ALV näkyvät) ja että tallennus on pysyvä. Lämpöpaperikuitit haalistuvat, joten niiden kohdalla kuvaaminen on usein turvallisempaa kuin paperin säilyttäminen.

Kun tilitoimisto tai ohjelmisto vaihtuu

1. Pyydä vanhalta tilitoimistolta pääkirja, päiväkirja, tase-erittelyt, tililuettelo ja tositteet pysyvässä muodossa (esimerkiksi PDF/A ja vientitiedostot).
2. Tarkista, että avaavat saldot uudessa järjestelmässä vastaavat edellisen tilinpäätöksen tasetta.
3. Säilytä vanhan ohjelmiston aineisto luettavana, vaikka et enää käytä ohjelmaa.
4. Päivitä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista, jossa kerrotaan, missä mikin aineisto on.

Tarkemmat vaiheet: tilitoimiston vaihtaminen.

Kun toiminta loppuu

Kirjanpitolain mukaan toiminnan loppuessa tai kirjanpitovelvollisuuden päättyessä on kirjanpitovelvollisen tai oikeudenomistajan järjestettävä aineiston säilytys ja ilmoitettava rekisteriviranomaiselle, kenelle aineiston säilyttäminen on uskottu. Käytännössä tämä tarkoittaa, että toiminimen lopettanut yrittäjä tai puretun osakeyhtiön viimeinen hallitus vastaa siitä, että aineisto on tallessa säilytysajan loppuun.

Toimi näin:

• päätä vastuuhenkilö ja paikka (oma arkisto, tilitoimisto, arkistointipalvelu)
• tee luettelo säilytettävästä aineistosta ja säilytysajoista
• ilmoita säilyttäjä lopettamisilmoituksen yhteydessä

Mitä jos tositteita puuttuu?

Verotarkastuksessa tai kyselyssä puuttuva tosite tarkoittaa, että yrittäjän on muulla tavoin näytettävä meno elinkeinotoiminnan kuluksi. Jos se ei onnistu, Verohallinto voi hylätä vähennyksen ja ALV-vähennyksen. Korvaavaksi selvitykseksi voi käydä esimerkiksi myyjältä pyydetty kopio laskusta tai pankin tiliote yhdessä tilausvahvistuksen kanssa. Itse laadittu tosite on viimeinen keino, ja se on varmennettava asianmukaisesti, kuten kirjanpitolain 2 luvun 5 § edellyttää.

Säilytyssuunnitelma pienyritykselle (esimerkki)

Kirjanpitolaki edellyttää luetteloa kirjanpidoista ja aineistoista ja niiden säilytystavoista. Pienyrityksessä se voi olla yksinkertainen taulukko:

Päivitä taulukko, kun ohjelmisto tai tilitoimisto vaihtuu. Taulukko on myös hyvä apu verotarkastuksessa, koska siitä näkee heti, mistä mikin aineisto löytyy.

Paperiaineisto käytännössä

Jos säilytät paperia, järjestä tositteet kuukausittain numerojärjestykseen ja merkitse kansioon tilikausi ja säilytysajan päättyminen. Säilytä kansiot kuivassa ja lukitussa tilassa. Kun säilytysaika päättyy, hävitä aineisto tietoturvallisesti, koska siinä on asiakkaiden ja työntekijöiden henkilötietoja.

Usein kysytyt kysymykset

Riittääkö, että tositteet ovat taloushallinto-ohjelmassa?

Riittää, jos ohjelma säilyttää ne muuttumattomina ja saat ne ulos koko säilytysajan. Tarkista, mitä tapahtuu aineistolle, jos lopetat lisenssin.

Saako kirjanpitoaineistoa säilyttää ulkomailla?

Kirjanpitolaki edellyttää, että aineisto on tarkasteltavissa Suomesta käsin ilman aiheetonta viivettä. Sijainti ulkomailla ei siis ole kielletty, kun tämä toteutuu.

Pitääkö toiminimen säilyttää samat ajat?

Kyllä. Säilytysajat koskevat kaikkia kirjanpitovelvollisia, myös yhdenkertaista kirjanpitoa pitäviä.

Mitä tapahtuu, jos aineisto tuhoutuu tulipalossa?

Ilmoita asiasta ja dokumentoi tapahtuma. Varmuuskopio toisessa paikassa on paras suoja; ilman sitä joudut rekonstruoimaan tiedot pankista ja sopimuskumppaneilta.

Lähteet

• Finlex – kirjanpitolaki 1336/1997, 2 luvun 5, 9 ja 10 §
• Verohallinto – tositteet ja verotarkastus
• Kirjanpitolautakunta, Työ- ja elinkeinoministeriö – yleisohjeet sähköisestä kirjanpidosta ja aineistosta